Boekhouden voor zzp'ers

Zelf boekhouden of een boekhouder inhuren?

Wanneer je start met ondernemen zul je vroeg of laat (beter vroeg!) moeten gaan nadenken over het voeren van de boekhouding.

Je boekhouding kun je op verschillende manieren doen of laten doen, in dit artikel leggen we je uit wat de voor- en nadelen van de verschillende opties zijn en waar je op moeten letten.

Ondernemen zonder boekhouding? Dat kan niet.

De Belastingdienst stelt iedere onderneming verplicht om een boekhouding te voeren. Het moet altijd duidelijk en herleidbaar zijn waar opbrengsten en kosten vandaan komen in je administratie.

Binnen deze administratieplicht maakt de Belastingdienst wel onderscheid tussen twee soorten:

1. Ondernemers die btw-plichtig zijn
2. Ondernemers die niet btw-plichtig zijn/ btw-vrijstelling hebben

Hieronder lees je wat het verschil tussen de twee precies is.

Ondernemers die btw-plichtig zijn

Voor ondernemers die btw-plichtig zijn, geldt dat zij ook een zogenaamde btw-administratie bij moeten houden.

De btw-administratie is tegenwoordig een standaardonderdeel van de administratie en er zijn dan ook eigenlijk geen administratie- of boekhoudpakketten die dit niet ondersteunen. De btw-administratie moet kunnen aantonen waar de btw-aangiftes op zijn gebaseerd en hoe ze tot stand zijn gekomen.

Ondernemers die niet btw-plichtig zijn/ btw-vrijstelling hebben

Van deze ondernemers wordt niet verwacht dat ze een btw-administratie bijhouden. Wel wordt er van hen verwacht dat er een financiële administratie bijhouden waaruit blijkt wat de inkomsten en uitgaven waren.

Zelf boekhouden, uitbesteden of gedeeltelijk uitbesteden?

Zoals met veel zaken in het leven kun je voor het verwerken van je administratie kiezen of je het volledig zelf wilt doen, je alles uitbesteed aan een professional of je kiest een vorm ertussenin waarbij je ondersteuning krijgt waar nodig.

Die afweging kennen we allemaal. Neem je auto. Het oliepeil controleren of ruitenwisservloeistof bijvullen? Dat doe je prima zelf. Maar hoor je een vreemd geluid uit de motor? Dan ga je naar de garage.

Of denk aan je gebit. Dagelijks poetsen en flossen doe je zelf. Voor een wortelkanaalbehandeling maak je toch echt een afspraak bij de tandarts.

Bij dit soort situaties is het duidelijk wanneer je een professional nodig hebt.

Voor ondernemers met een eenmanszaak ligt dat minder zwart-wit. Je administratie “start” niet ineens niet meer, zoals een auto. En er zit geen waarschuwingslampje op je aangifte dat vertelt: nu moet je hulp inschakelen. Juist daarom is het belangrijk om bewust te kiezen: wat doe je zelf, en wanneer is ondersteuning verstandig?

Wij lichten hieronder de voor- en nadelen toe van de verschillende manieren om je administratie te voeren:

1. Volledig uitbesteden
2. Gedeeltelijk uitbesteden
3. Helemaal zelfstandig de administratie voeren

Boekhouding volledig uitbesteden

Alle administratieve handelingen uitbesteden aan een boekhouder of accountant komt vaak voor. De voor- en nadelen sommen wij hieronder voor je op:

Voordelen administratie volledig uitbesteden eenmanszaak

• Tijd

  Jij houdt meer meer tijd over om te ondernemen en kan je doen waar je goed in bent. Op deze manier kan je het bijhouden van een boekhouding zien als bijzaak.

• Stress

  Zeker als je helemaal geen affiniteit hebt met cijfers kunnen de deadlines van de Belastingdienst je stress bezorgen.

• Regels

  Nederland houdt van regels en de Belastingdienst ook. Daarom hebben ze heel veel verschillende regels bedacht waaraan jij je moet houden als ondernemer. Met een boekhouder of accountant bij de hand hoef jij je daar niet in te verdiepen en ben jij ervan verzekerd dat de regels in jouw voordeel worden toepast.

• Belastingdienst

  En last maar zeker niet least: Doordat de regels correct zijn toegepast, is de kans op een controle van de Belastingdienst lager.

Nadelen administratie volledig uitbesteden eenmanszaak

• Hoge kosten

  Het voornaamste nadeel zijn de kosten. Boekhouders en accountants helpen je graag, maar wel tegen een uurtarief. Als je de boekhouding wilt uitbesteden, vraag dan meerdere gesprekken en informeer naar het uurtarief. Op lange termijn kan dat ontzettend in de papieren lopen.

• Afhankelijkheid

  Door alle werkzaamheden uit te besteden kan je in bepaalde mate steeds meer afhankelijk van de boekhouder of accountant worden. Dit kan een risico zijn voor je onderneming. Bijvoorbeeld je boekhouder gaat met pensioen of wordt te duur. 

• Grip

  Je financiën, en daarmee boekhouding, zijn een essentieel onderdeel van je onderneming. Als meer uitbesteedt en daardoor minder betrokkenheid hebt, heb je kans dat je steeds meer grip verliest op je administratie en in het verlengde je onderneming.

• Verantwoordelijkheid

  Veel ondernemers met een eenmanszaak vergeten dat zij zelf eindverantwoordelijk blijven voor hun administratie en wat er ingeleverd wordt bij de Belastingdienst, ook als zij een boekhouder of accountant hebben die fouten heeft gemaakt.

Samenvatting voor- en nadelen uitbesteden boekhouding zzp

Voordelen

• Meer tijd over (voor ondernemen)
• Minder stress
• De regels worden in jouw voordeel toegepast
• Kans op een controle van de Belastingdienst is lager

Nadelen

• Hoge kosten
• Je bent afhankelijk
• Je hebt minder grip
• Je blijft zelf verantwoordelijk voor je boekhouding

Boekhouding gedeeltelijk uitbesteden

Als je de boekhouding gedeeltelijk uitbesteedt kan je zelf bekijken tot waar je kennis of affiniteit je brengt in de boekhouding en heb je wel altijd nog een extra controle achter de hand. Zo kan je afspreken dat je zelf de uitgaande facturen en kosten en dergelijke bijhoudt en dat je de boekhouder of accountant de btw-aangifte en de rest van je administratie laat verwerken.

Software voor facturatie en boekhouding

Steeds meer zzp’ers kiezen ervoor om hun administratie zelf te doen met behulp van boekhoudsoftware, zoals bijvoorbeeld DigiBoox. Zo beschikken ze over de juiste tools en houden ze zelf de regie over hun cijfers.

Bij het invoeren van uitgaande en inkomende facturen geef je direct aan welk btw-tarief van toepassing is. De software verwerkt deze gegevens automatisch in de administratie en zet de btw-aangifte voor je klaar. Je controleert de gegevens en kunt de aangifte vervolgens versturen. Dat bespaart tijd en verlaagt de kosten voor administratieve ondersteuning.

Op deze manier kun je als ondernemer steeds meer zelf doen, terwijl je inzicht en grip behoudt. Wie extra zekerheid wil, kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de administratie periodiek te laten controleren.

Het is daarbij belangrijk dat de software ondersteuning biedt bij het voorkomen van fouten. Zo bevat DigiBoox heel veel ingebouwde controles en duidelijke meldingen die ondernemers waarschuwen wanneer gegevens ontbreken of niet logisch zijn ingevuld. Begrijpelijke taal en een overzichtelijke opbouw helpen om fouten te beperken en de administratie het hele jaar door op orde te houden.

Aangifte inkomstenbelasting

De aangifte inkomstenbelasting is zo'n onderdeel dat door veel ondernemers en zzp'ers wordt uitbesteed. Naast de administratieve regels die gevolgd moeten worden voor de dagelijkse boekhouding gelden er voor de aangifte inkomstenbelasting, die slechts eens per jaar gedaan hoeft te worden, weer hele aparte regels.

Voor veel ondernemers geldt dat zij dat liever uitbesteden om er zeker van te zijn dat de geldende regels en ondernemerskortingen in hun voordeel zijn toegepast.

Wij zullen de voor- en nadelen van het gedeeltelijk uitbesteden hieronder voor je opsommen:

Voordelen gedeeltelijk uitbesteden boekhouding

1. Lagere kosten

   Je kunt veel geld besparen door meer onderdelen van de administratie zelf op te pakken.

2. Steeds makkelijker

   Softwaresystemen maken het tegenwoordig steeds laagdrempeliger om de administratie zelf te doen, je hoeft dus niet eerst een studie te doen om je eigen administratie te kunnen voeren.

3. Meer grip

   Door (een deel van) de dagelijkse administratie zelf bij te houden heb je meer grip op je administratie. Zo zie je bijvoorbeeld sneller wie er nog niet heeft betaald en heb je het sneller door als er bijvoorbeeld liquiditeitsproblemen ontstaan.

4. Extra zekerheid

   Door je te laten helpen door een boekhouder of accountant ben je er zekerder van dat je administratie klopt. Dat verlaagt de kans op eventuele controles door de Belastingdienst.

Nadelen gedeeltelijk uitbesteden boekhouding

1. Kosten

   Ook hier geldt dat de kosten een nadeel zijn. Als je vraagt aan een boekhouder of accountant om alleen je aangifte inkomstenbelasting op te stellen, willen zij vaak toch de gehele boekhouding bekijken waardoor deze handeling veel tijd en geld kan kosten.

2. Kans op fouten

   Als je alleen periodiek je administratie na laat kijken kan het langer duren voordat fouten worden opgemerkt. Als de fouten gecorrigeerd moeten worden, wordt dat meestal gedaan door de boekhouder of accountant en dan ben je alsnog extra geld kwijt.

3. Verdiepen in regels

   Voor het deel van de administratie die je zelf wilt voeren, zul je zelf tijd moeten investeren om de regels te leren kennen. Al is dat tegenwoordig steeds minder moeilijk omdat er steeds meer online te vinden en te lezen is over boekhouden.

Helemaal zelfstandig de boekhouding voeren

De meeste zzp'ers besteden een deel van de administratie uit. Het volledig zelfstandig voeren van de administratie begint echter steeds meer aan terrein te winnen.

Hieronder bespreken we een aantal punten die belangrijk zijn voor zzp'ers en ondernemers die zelfstandig hun boekhouding willen voeren:

KOR

Sinds 2020 heeft de Belastingdienst de nieuwe KOR (Kleineondernemersregeling) bedacht. Dat is speciaal voor kleine ondernemers die minder dan € 20.000 omzet maken per jaar. Zij hoeven geen btw-administratie meer bij te houden. Dat maakt voeren van de administratie een stuk gemakkelijk, je hoeft dan namelijk alleen nog je uitgaven en je inkomsten bij te houden.

Lees meer over de vernieuwde KOR:

De nieuwe Kleineondernemersregeling (KOR)

Btw-aangifte

Zoals hierboven eerder gemeld zijn er tegenwoordig tal van softwareleveranciers voor zzp'ers die het erg gemakkelijk maken om op basis van de ingevoerde uitgaande facturen en inkomende facturen een btw-aangifte op te stellen en (in het geval van DigiBoox) deze direct vanuit de software naar de Belastingdienst te sturen.

Banktransacties en banksaldo

De transacties van de zakelijke rekening zijn onderdeel van de dagelijkse administratie. Het belangrijkste is dat na verwerking van deze transacties het banksaldo dat in de administratie staat altijd overeenkomt met wat er echt op de rekening staat. DigiBoox zorgt altijd voor aansluiting op het banksaldo en zal je erop wijzen als je de verkeerde transacties probeert te importeren. Zo is de aansluiting van het banksaldo in de boekhouding gegarandeerd.

Ook is het mogelijk om gebruik te maken van een automatisch bankkoppeling. Dan worden transacties dagelijks (of vaker) automatisch in je boekhouding gezet en is alles altijd up-to-date.

Jaarafsluiting

Voor velen is de jaarafsluiting een zogenaamde ‘black box'. Wat een boekhouder of accountant eigenlijk doet, is onduidelijk. Gelukkig zijn deze onderdelen terugkerend en daarom ook te automatiseren. In DigiBoox is dit een standaardonderdeel van de software. Door slimme controles hoef je alleen de onderdelen te doorlopen die voor jou van toepassing zijn!

Inkomstenbelasting

Er zijn ondertussen meerdere softwaresystemen die ondersteuning bieden bij de verwerking van de aangifte inkomstenbelasting. Dat is doorgaans in de vorm van een rapportage.

DigiBoox biedt als enige in Nederland een volledig geïntegreerde inkomstenbelasting module! Een geïntegreerde module die op basis van de gevoerde administratie de aangifte voor je opstelt. Zo wordt ook de laatste handeling van de boekhouder geautomatiseerd. Hierbij houdt het systeem rekening met aftrekposten die voor jou van toepassing kunnen zijn om maximaal voordeel te behalen.

Wij zullen hieronder de voor- en nadelen opsommen van het volledig zelfstandig verwerken van de administratie:

Voordelen administratie eenmanszaak volledig zelfstandig doen:

• Je bespaart geld op de boekhouder of accountant
• Je hebt altijd direct inzicht in je eigen administratie
• Er is steeds meer betaalbare software beschikbaar voor zzp'ers om de boekhouding te voeren.

Nadelen administratie eenmanszaak volledig zelfstandig doen:

• Je zult soms zelf de regels uit moeten zoeken welke voor jou van toepassing zijn
• Je zult zelf tijd moeten stoppen in je administratie
• Eventuele fouten zul je zelf moeten corrigeren

Als je ervoor kiest om zelfstandig de administratie te verwerken dan hebben wij daarvoor de volgende tips.

5 boekhoudtips voor zzp'ers

Tips voor zelfstandige ondernemers:

1. Zorg voor een professionele factuur
2. Kies goede en duidelijke boekhoudsoftware
3. Verdiep je in de regels en aftrekposten
4. Verzeker jezelf
5. Neem een zakelijke bankrekening

1. Professionele facturen

Wanneer je ervoor kiest de administratie zelfstandig te doen, doe je er goed aan een softwaresysteem te kiezen waarmee je een professionele uitstraling creëert in een goed en duidelijk ogende factuur lay-out. Je klanten hoeven immers niet te weten dat jij zelf je administratie verwerkt.

Een duidelijke factuur zorgt voor een professionele uitstraling.

Wil je meer weten over het opstellen van facturen? Lees daar hier meer over:

Blog Factuur maken

2. Kies een goed en duidelijk boekhoudprogramma

Zorg dat je beschikt over een duidelijk en betaalbaar softwaresysteem. Met Excel kom je een heel eind maar loop je al snel tegen beperkingen aan.

Heb jij meerdere ondernemingen of personeel? Zorg dan dat je specifiek zoekt op dat onderdeel en kom erachter wat het beste programma is om jou daarin te ondersteunen.

Ben jij zzp’er met een eenmanszaak? Dan is DigiBoox de geschikte keuze voor jou. DigiBoox biedt voor de laagste prijs een volledig administratiesysteem en zorgt ervoor, als enige aanbieder in Nederland, dat met een geïntegreerde aangifte inkomstenbelasting jij echt de gehele administratie zelfstandig kan verwerken. Met vele functionaliteiten van factureren tot aangifte inkomstenbelasting DigiBoox biedt alles voor eenvoudig boekouden, zowel via de website als via de mobiele app.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan hier vrijblijvend een proefaccount aan.

3. Verdiep je in de regels en aftrekposten

Voor sommige onderdelen in de administratie gelden veel uitzonderingen. Denk hierbij aan reiskosten. Afhankelijk van of je een fiets, auto of motor hebt, gelden er andere regels. Je hoeft uiteraard niet alle regels te leren. Zoek daarom specifiek op de onderdelen die voor jou van toepassing zijn.

Hier hebben wij vrijwel alles omschreven over reiskosten:

Blog Reiskosten

Voor wat betreft de aftrekposten gaat dit voornamelijk om aftrekposten die in de aangifte inkomstenbelasting naar voren komen. Denk daarbij aan de zelfstandigenaftrek, startersaftrek, meewerkaftrek, mkb-winstvrijstelling en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

Op het internet valt er veel te lezen over deze onderwerpen. Wanneer jij je aangifte inkomstenbelasting opstelt in DigiBoox, komen deze aftrekposten allemaal op een eenvoudige manier verwerkt in de aangifte. In DigiBoox staat alle toelichting die je nodig hebt.

Mocht je toch zelf meer te weten willen komen over deze onderwerpen, lees dan dit artikel:

Blog Aftrekposten

4. Verzeker jezelf

Vergeet niet dat je als zzp’er of ondernemer relatief kwetsbaar bent. Je bent privé aansprakelijk en in het geval van ziekte kan je nergens terugvallen. Zorg er daarom voor dat je een inschatting maakt welke risico’s voor jou van toepassing zijn.

De meest voorkomende verzekeringen voor zzp'ers zijn:

1. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
2. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
3. Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
4. Construction Allrisk-verzekering (CAR) (bouw)
5. Rechtsbijstandsverzekering
6. Inventarisverzekering en voorraadverzekering

5. Neem een zakelijke bankrekening

Een zakelijke bankrekening kost over het algemeen meer. Maar een zakelijke bankrekening biedt, zeker op de lange termijn, voordelen voor iedere zzp'er.

Voordelen zakelijke bankrekening:

1. Je houdt privé en zakelijk gescheiden
2. Koppelingsmogelijkheden met administratiesoftware
3. iDEAL | Wero koppelingen (Mollie) alleen mogelijk voor zakelijke rekeningen

Particuliere rekeningen bieden minder exportmogelijkheden en daardoor ook minder koppelingsmogelijkheden met boekhoudsoftware.

Lees hier meer over de voor- en nadelen van een zakelijke rekening.

Blog Zakelijke bankrekening

Wij hopen je met dit artikel meer inzicht te hebben gegeven in de verschillende opties voor jou als ondernemer.