Aanmaning

Uitgebreide toelichting

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek om een openstaande factuur te betalen. Je stuurt een aanmaning als een klant niet binnen de afgesproken betalingstermijnBetalingstermijnDe periode waarbinnen je klant je factuur moet betalen. Zonder afspraak geldt tussen bedrijven 30 dagen; afspreken mag meestal tot 60 dagen. Voor consumenten kies je zelf een redelijke termijn.Bekijk begrip heeft betaald.

In een aanmaning vermeld je om welke factuur het gaat, welk bedrag nog openstaat en binnen welke termijn je klant alsnog moet betalen. Vaak kondig je ook aan wat de vervolgstap is als betaling uitblijft, zoals het rekenen van incassokosten of het inschakelen van een incassobureau.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Meestal stuur je eerst een betalingsherinnering. Betaalt je klant daarna nog steeds niet? Dan kun je een aanmaning sturen.

Een gebruikelijke volgorde is:

1. Factuur versturen;
2. Betalingsherinnering sturen;
3. Aanmaning of ingebrekestelling sturen;
4. Eventueel een incassobureau, deurwaarder of jurist inschakelen.

Deze volgorde is niet in elke situatie wettelijk verplicht. Wel helpt ze om zorgvuldig en duidelijk te werken.

Wat staat er in een aanmaning?

In een aanmaning zet je meestal:

• Factuurnummer;
• Openstaande bedrag;
• Oorspronkelijke vervaldatum;
• Nieuwe betaaltermijn;
• Gevolgen als betaling uitblijft.

Bewaar de aanmaning goed. Zo kun je later aantonen dat je de klant hebt gevraagd om te betalen.

Aanmaning, betalingsherinnering of ingebrekestelling sturen?

Een betalingsherinnering is meestal de eerste, vriendelijke herinnering aan een openstaande factuur. Je wijst je klant erop dat de betaling nog niet is ontvangen en vraagt om alsnog te betalen.

Een aanmaning is formeler. Je vraagt je klant opnieuw om de openstaande factuur te betalen en vermeldt vaak ook wat er gebeurt als betaling uitblijft, bijvoorbeeld dat je wettelijke rente of incassokosten in rekening brengt.

De ingebrekestelling kan nodig zijn voordat je verdere juridische stappen zet. Je stelt formeel vast dat een klant in verzuim is. Je vermeldt duidelijk om welke factuur het gaat, welk bedrag openstaat en binnen welke termijn je klant moet betalen. Ook geef je aan wat de vervolgstap is als betaling uitblijft.

Een aanmaning kan dus ook gelden als ingebrekestelling, zolang duidelijk is:

• welke factuur openstaat;
• welk bedrag je klant moet betalen;
• vóór welke datum de betaling binnen moet zijn;
• wat er gebeurt als je klant niet op tijd betaalt.

Aanmaning bij consumenten

Is je klant een consument? Dan moet je eerst een kosteloze 14-dagenbrief sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Daarin geef je de klant minimaal 14 dagen de tijd om alsnog te betalen. Die termijn gaat lopen vanaf de dag na ontvangst van de brief. Ook moet je duidelijk vermelden welk bedrag aan incassokosten je rekent als betaling uitblijft.

Aanmaning bij zakelijke klanten

Bij zakelijke klanten gelden andere regels. Je bent meestal niet verplicht om eerst een kosteloze 14-dagen aanmaning te sturen voordat je incassokosten rekent. Wel is het verstandig om afspraken over betalingstermijnen, rente en incassokosten vooraf vast te leggen. Bijvoorbeeld in de offerte, overeenkomst of in je algemene voorwaarden.

Aanmaningen maken, versturen en bijhouden in DigiBoox

In DigiBoox zie je in het facturenoverzicht direct welke facturen nog openstaan en hoe lang ze al vervallen zijn.

Dit helpt je om te bepalen of het tijd is om een betalingsherinnering, aanmaning of ingebrekestelling per e-mail te versturen. Je kunt hiervoor de standaardteksten die al in DigiBoox staan gebruiken en aanpassen waar nodig.

Je ziet ook welke herinneringen en aanmaningen je al hebt verstuurd. Zo houd je overzicht over je openstaande facturen en je vervolgstappen.

Betaalt je klant? Dan markeer je de factuur als voldaan. De factuur verdwijnt daarna uit je openstaande postenOpenstaande postenFacturen die nog niet zijn betaald of verrekend: verkoopfacturen waarop je klant nog moet betalen (debiteuren) en inkoopfacturen die jij nog moet betalen (crediteuren).Bekijk begrip .

Gerelateerde begrippen

Betalingstermijn · Factuur · Openstaande posten · Debiteuren · Betalingsherinnering