Administratieve verplichtingen zijn de regels waaraan je als zelfstandige moet voldoen om je onderneming correct bij te houden. Elke onderneming moet een boekhouding voeren die past bij de omvang en aard van de activiteit. Kleine zelfstandigen mogen vaak een vereenvoudigde boekhouding voeren; grotere ondernemingen moeten een dubbele boekhouding voeren. Sinds 1 januari 2026 geldt ook de verplichting voor elektronische B2B-facturatie via Peppol.
Uitgebreide toelichting
Administratieve verplichtingen zijn de regels waaraan je als zelfstandige moet voldoen om je onderneming correct bij te houden.
Een belangrijk onderdeel daarvan is je boekhouding. Elke onderneming moet een boekhouding voeren die past bij de omvang en aard van de activiteit. Voor jou betekent dat: inkomsten en uitgaven bijhouden, facturen bewaren, betalingen opvolgen en bewijsstukken ordelijk bewaren.
Welke boekhouding je nodig hebt, hangt af van je ondernemingsvorm, omzet en activiteit. Veel kleine zelfstandigen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Grotere ondernemingen en bepaalde vennootschappenVennootschapEen vennootschap is een aparte juridische structuur voor je onderneming. De vennootschap staat juridisch los van jou als persoon, heeft eigen rechten en verplichtingen, en betaalt vennootschapsbelasting op haar winst (25%, of 20% voor kleine vennootschappen op de eerste schijf van € 100.000).Bekijk begrip moeten een dubbele boekhouding voeren.
Ook e-facturatieE-facturatie via PeppolE-facturatie is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat. Dat betekent dat de factuur niet alleen leesbaar is voor jou, maar ook rechtstreeks verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een gewone pdf per e-mail is dus geen echte e-factuur.Bekijk begrip kan bij je administratieve verplichtingen horen. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor onderlinge B2B-facturen gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen boekhoud- of facturatiesoftware worden uitgewisseld, bijvoorbeeld via Peppol. Een gewone pdf per e-mail volstaat dan niet meer voor die facturen.
Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor je eigen administratie.
Je houdt bij wat je verdient, welke kosten je maakt en welke betalingen binnenkomen of buitengaan. Ook bewaar je de documenten die daarbij horen. Denk aan facturen, creditnotaCreditnotaEen creditnota is een document waarmee je een eerdere factuur volledig of gedeeltelijk corrigeert. Je gebruikt een creditnota bij een fout bedrag, een retour, een geannuleerde dienst of een korting na facturatie. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur en verlaagt het bedrag dat je klant moet betalen.Bekijk begrip ’s, bonnetjes, contracten, bankafschriftenBankafschriftEen bankafschrift is een overzicht van de transacties op je bankrekening over een bepaalde periode. Je ziet welke bedragen zijn bijgeschreven en afgeschreven, met datum, bedrag, tegenpartij en omschrijving. Voor je boekhouding is een bankafschrift belangrijk bewijs van betalingen en ontvangsten. In DigiBoox koppel je je bankrekening via Ponto, waarna transacties automatisch worden ingeladen.Bekijk begrip en zakelijke correspondentie.
Veel kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor eenmanszaken, vof’s en commanditaire vennootschappen met een jaaromzet lager dan € 500.000 exclusief btw. Sommige sectoren zijn uitgesloten, zoals verzekeringen, kredietverrichtingen, beleggingen en beursverrichtingen.
Een vereenvoudigde boekhouding bestaat meestal uit:
Val je niet onder de voorwaarden voor een vereenvoudigde boekhouding? Dan moet je een dubbele boekhouding voeren. Daarbij werk je uitgebreider, onder meer met een boekhoudplan, balansBalansEen balans is een financieel overzicht dat laat zien wat je onderneming bezit en hoe dat is gefinancierd. Het bestaat uit twee delen: activa (vaste en vlottende bezittingen) en passiva (eigen vermogen en schulden). Beide kanten zijn altijd gelijk: alles wat je onderneming bezit, is ergens mee gefinancierd, met eigen middelen, opgebouwde winst of schulden.Bekijk begrip , resultatenrekeningWinst- en verliesrekeningEen winst- en verliesrekening is een overzicht van je opbrengsten, kosten en resultaat over een bepaalde periode. Je ziet of je onderneming winst of verlies maakt. Ook wel resultatenrekening genoemd.Bekijk begrip en jaarrekeningJaarrekeningEen jaarrekening is een officieel financieel overzicht van een onderneming, bestaande uit een balans, een resultatenrekening en toelichtingen. Voor de meeste vennootschappen is de jaarrekening een formeel document dat jaarlijks moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Als eenmanszaak heb je die verplichting niet.Bekijk begrip .
DigiBoox helpt je om je administratie overzichtelijk bij te houden.
Je maakt en verstuurt facturen, registreert kosten, verwerkt banktransacties en bewaart documenten op één plek. DigiBoox is bovendien 100% Peppol-proof, zodat je eenvoudig voldoet aan de nieuwe verplichtingen voor elektronische B2B-facturatie. Scan je een bon of aankoopfactuurAankoopfactuurEen aankoopfactuur is een factuur die je ontvangt van een leverancier voor iets wat je aankoopt voor je onderneming. Ze toont wat je hebt gekocht, wanneer, bij welke leverancier en voor welk bedrag. Als je btw-plichtig bent, kun je de btw op beroepsmatige aankopen in veel gevallen aftrekken via je btw-aangifte.Bekijk begrip ? Dan helpt DigiBoox je om de gegevens netjes te verwerken.
Zo zie je snel wat je hebt gefactureerd, welke kosten je hebt gemaakt en welke bedragen nog openstaan. Dat maakt je administratie duidelijker voor jezelf én makkelijker terug te vinden als je boekhouder of FOD Financiën gegevens nodig heeft.
Ben je btw-plichtig? Dan helpt DigiBoox je ook met je btw-overzicht en btw-aangifteBtw-aangifteDe btw-aangifte is de periodieke opgave die je als btw-plichtig ondernemer indient bij FOD Financiën via MyMinfin (Intervat), waarin je aangeeft hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je hebt betaald op zakelijke aankopen. Het verschil bepaalt of je btw moet afdragen of terugkrijgt.Bekijk begrip . Ben je vrijgesteld van btw? Dan kun je je administratie daarop laten aansluiten.
Bewaarplicht · Boekhouding · Bankafschrift · Digitale administratie
Als zelfstandige moet je je zakelijke gegevens ordelijk bijhouden en bewaren. Je administratie moet duidelijk maken hoeveel omzet je hebt, welke kosten je hebt gemaakt en welke documenten daarbij horen. Denk aan verkoopfacturen, aankoopfacturen, creditnota's, bonnetjes, bankafschriften, contracten en andere bewijsstukken.
Ja, als je onder de verplichting valt. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor B2B-facturen elektronische facturen versturen via het Peppol-netwerk. Die facturen worden rechtstreeks tussen softwarepakketten uitgewisseld. Een pdf-factuur per e-mail is dan niet genoeg. Werk je alleen voor consumenten of ben je niet btw-plichtig? Dan kan de verplichting anders uitpakken. Controleer daarom altijd wat voor jouw situatie geldt.
Dat hangt af van je ondernemingsvorm, omzet en activiteit. Veel kleine zelfstandigen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Dat geldt bijvoorbeeld voor eenmanszaken, vof's en commanditaire vennootschappen met een jaaromzet lager dan € 500.000 exclusief btw. Bepaalde sectoren zijn uitgesloten. Grotere ondernemingen en ondernemingen die niet onder de voorwaarden vallen, moeten een dubbele boekhouding voeren.
Een vereenvoudigde boekhouding bestaat meestal uit een aankoopboek, verkoopboek, financieel dagboek en inventarisboek. In het aankoopboek hou je inkomende facturen en creditnota's bij. In het verkoopboek hou je uitgaande facturen en creditnota's bij. In het financieel dagboek volg je betalingen via bank en kas op. In het inventarisboek noteer je onder meer je voorraad, bezittingen en schulden.
Voor boekhoudkundige documenten en stukken waarmee belastbare inkomsten kunnen worden vastgesteld, hanteert FOD Financiën een bewaartermijn van 10 jaar. Ook voor btw-documenten geldt dat je facturen, kopieën, boeken en andere stukken 10 jaar moet bewaren. Twijfel je? Bewaar je administratie liever te lang dan te kort en vraag je boekhouder welke termijn in jouw situatie geldt.
Onder je administratie vallen alle documenten en gegevens die je zakelijke cijfers onderbouwen.
Denk aan:
Kort gezegd: alles wat helpt om je omzet, kosten, betalingen en aangiftes te verklaren.
Ja, je mag documenten digitaal bewaren. Zorg wel dat ze volledig, leesbaar en terug te vinden blijven. Bewaar je documenten dus niet verspreid over losse mailboxen, screenshots en downloads. Werk liever met een vaste plek waar je facturen, bonnetjes en betaalgegevens ordelijk bewaart.
FOD Financiën kan je administratie opvragen binnen de wettelijke bewaartermijn wanneer dat nodig is voor een controle. Daarom is het belangrijk dat je documenten volledig, ordelijk en beschikbaar zijn. Een goede administratie helpt je om vragen sneller te beantwoorden en voorkomt dat je achteraf nog bewijsstukken moet zoeken.
