Bewaarplicht betekent dat je je zakelijke documenten en boekhoudgegevens een bepaalde tijd moet bewaren. Voor boekhoudkundige documenten en btw-stukken geldt in België een bewaartermijn van 10 jaar. Denk aan verkoopfacturen, aankoopfacturen, creditnota's, bonnetjes, bankafschriften, contracten en andere bewijsstukken. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang documenten volledig, leesbaar en terug te vinden zijn.
Uitgebreide toelichting
Bewaarplicht betekent dat je je zakelijke documenten en boekhoudgegevens een bepaalde tijd moet bewaren.
Denk aan verkoopfacturen, aankoopfacturen, creditnota’s, bonnetjes, bankafschriftenBankafschriftEen bankafschrift is een overzicht van de transacties op je bankrekening over een bepaalde periode. Je ziet welke bedragen zijn bijgeschreven en afgeschreven, met datum, bedrag, tegenpartij en omschrijving. Voor je boekhouding is een bankafschrift belangrijk bewijs van betalingen en ontvangsten. In DigiBoox koppel je je bankrekening via Ponto, waarna transacties automatisch worden ingeladen.Bekijk begrip , contracten, btw-documenten en andere bewijsstukken. Je moet die documenten kunnen tonen als je boekhouder, accountant of de administratie erom vraagt.
Voor boekhoudkundige documenten en stukken waarmee belastbare inkomsten kunnen worden vastgesteld, vermeldt FOD Financiën een bewaartermijn van 10 jaar. Ook voor facturen, kopieën, boeken en andere btw-stukken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Als zelfstandige bewaar je alle documenten die je zakelijke cijfers onderbouwen.
Je administratie moet laten zien waar je omzet, kosten, betalingen en btw-bedragen vandaan komen. Bewaar daarom niet alleen je facturen, maar ook je bonnetjes, bankgegevens, contracten, offertes, betaalbewijzen en zakelijke afspraken.
De bewaartermijn loopt meestal vanaf 1 januari van het jaar na het jaar waarop het document betrekking heeft. Een factuur uit 2026 bewaar je dus minstens tot en met 31 december 2036.
Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang je documenten volledig, leesbaar en terug te vinden zijn. Bewaar ze dus niet verspreid over losse mailboxen, screenshots of downloads. Werk liever met één vaste plek waar je documenten ordelijk bewaart.
DigiBoox helpt je om je documenten digitaal en overzichtelijk te bewaren.
Je maakt en verstuurt facturen, registreert kosten en bewaart bonnetjes, aankoopfacturen en boekhoudgegevens op één plek. Zo vind je documenten sneller terug wanneer je ze nodig hebt.
Scan je een bon of aankoopfactuur? Dan helpt DigiBoox je om de gegevens netjes te verwerken en aan de juiste boeking te koppelen. Je administratie blijft zo overzichtelijk en beter controleerbaar.
Dat geeft rust bij je dagelijkse administratie én bij vragen van je boekhouder of de administratie.
Voor boekhoudkundige documenten en btw-stukken geldt meestal een bewaartermijn van 10 jaar. Denk aan facturen, boeken, bewijsstukken, btw-documenten, bankafschriften en documenten waarmee je inkomsten of kosten kunt aantonen. Voor documenten rond onroerend goed kan een langere termijn gelden. Bij btw op onroerende investeringsgoederen, zoals een gebouw, speelt vaak een herzieningstermijn van 15 jaar. In sommige situaties kan die termijn oplopen tot 25 jaar. Bewaar zulke documenten daarom langer en vraag je boekhouder welke termijn voor jouw situatie geldt.
Ja, je mag documenten digitaal bewaren. Zorg wel dat ze volledig, leesbaar en controleerbaar blijven. Je moet ze vlot kunnen terugvinden als je boekhouder of de administratie ernaar vraagt. Bij belangrijke originele documenten, zoals bepaalde akten of contracten, is het verstandig om na te gaan of je het origineel ook op papier moet bewaren.
Bewaar alle documenten die je zakelijke administratie onderbouwen.
Denk aan:
Kort gezegd: alles wat helpt om je omzet, kosten, betalingen en aangiftes te verklaren.
De administratie kan je documenten opvragen bij een controle. Ook je boekhouder of accountant kan documenten nodig hebben om je aangiftes correct voor te bereiden. Heb je personeel? Dan kunnen ook sociale documenten belangrijk zijn bij controles rond loonadministratie of arbeidsrecht.
Papieren bonnetjes kun je digitaal bewaren, zolang de digitale versie volledig, leesbaar en betrouwbaar is. Scan of fotografeer het volledige bonnetje en zorg dat datum, leverancier, bedrag en btw duidelijk zichtbaar zijn. Bewaar het daarna op een vaste plek in je administratie. In DigiBoox doe je dat met ScanPilot AI. Die herkent onder andere het btw-tarief, de relatie en de categorie. Je hoeft het bonnetje daarna alleen nog te controleren. Bonnetjes vervagen snel. Wacht daarom niet te lang met digitaliseren. Een koffiebonnetje dat na zes maanden onleesbaar is, helpt niemand meer.
