Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. Meestal begin je met een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit? Dan kun je een formele aanmaning of ingebrekestelling sturen.
Uitgebreide toelichting
Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen.
Meestal begin je met een vriendelijke betalingsherinnering. Je klant kan de factuur vergeten zijn, de mail gemist hebben of nog een vraag hebben over de betaling. Blijft betaling uit? Dan kun je een formele aanmaning of ingebrekestelling sturen.
In een aanmaning vermeld je duidelijk om welke factuur het gaat, welk bedrag openstaat, tegen wanneer je de betaling verwacht en welke volgende stappen kunnen volgen.
Wil je kosten of interesten aanrekenen? Dan moet dat passen binnen de Belgische regels én duidelijk voorzien zijn in je overeenkomst of algemene voorwaarden. Heb je daar niets over afgesproken? Dan kun je die kosten of interesten niet altijd zomaar aanrekenen.
Wil je precies weten wanneer en hoeveel vergoedingen en interesten je mag rekenen? Bekijk dan ook het handige stappenplan op de website van Unizo: Aanmaningsregels | UNIZO.
Als zelfstandige wil je niet achter je geld aan blijven lopen. Zodra de betalingstermijnBetalingstermijnEen betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant een factuur moet betalen. Je vermeldt de betalingstermijn op je factuur; veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen. Voor B2B-transacties geldt zonder afspraak een standaardtermijn van 30 kalenderdagen, met een maximum van 60 kalenderdagen. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan kun je verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen.Bekijk begrip op je factuur verstreken is, kun je je klant herinneren aan de openstaande betaling.
Een praktische volgorde is:
Bij consumenten (B2C) gelden extra regels. De eerste betalingsherinnering moet gratis zijn. Daarna krijgt de consument minstens 14 kalenderdagen om te betalen. In die periode mag je nog geen kosten of interesten aanrekenen.
Werk je voor een onderneming? Dan gelden andere regels. Bij zakelijke klanten kun je bij laattijdige betaling meestal verwijlinteresten en/of een schadevergoeding aanrekenen. De wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties wordt periodiek aangepast.
Je vindt de actuele cijfers hier: Wettelijke rentevoet van toepassing ingeval van betalingsachterstand bij handelstransacties | FOD Financiën.
In DigiBoox zie je snel welke facturen nog openstaan en welke facturen te laat betaald zijn.
Vanuit je factuuroverzicht kun je betalingsherinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen per e-mail versturen. DigiBoox werkt met standaardteksten die je zelf kunt aanpassen aan je klant en situatie. Ook houdt DigiBoox de historie van je herinneringen bij, zodat je weet wat je al hebt verstuurd.
Zo volg je openstaande facturen netjes op, zonder losse lijstjes of zelfgemaakte sjablonen. Je behoudt overzicht over je betaalstatus en kunt sneller actie ondernemen als een betaling uitblijft.
Een betalingsherinnering is meestal vriendelijk. Je laat je klant weten dat een factuur nog openstaat. Een aanmaning is steviger. Je vraagt je klant duidelijk om binnen een bepaalde termijn te betalen. Een ingebrekestelling is een formele aanmaning waarmee je je klant officieel in gebreke stelt en een laatste betalingstermijn geeft. Je geeft in je ingebrekestelling ook aan welke vervolgstappen volgen als de klant niet binnen de nieuwe betaaltermijn betaalt. Denk hierbij aan het inschakelen van een incassobureau of juridische stappen. Bij belangrijke of betwiste dossiers verstuur je die ingebrekestelling bij voorkeur aangetekend, zodat je bewijs hebt van verzending.
Je stuurt een betalingsherinnering zodra de betalingstermijn op je factuur verstreken is en je nog geen betaling hebt ontvangen. Reageert je klant niet of blijft betaling uit? Dan kun je daarna een aanmaning of ingebrekestelling sturen. Geef altijd een duidelijke nieuwe betaaltermijn en vermeld om welke factuur het gaat.
Zet in een aanmaning duidelijk wat je van je klant verwacht. Vermeld in elk geval:
Voeg eventueel de oorspronkelijke factuur nog eens toe als bijlage. Zo maak je het je klant makkelijk om snel te betalen.
Gaat het om een consument? Dan gelden extra regels. De eerste betalingsherinnering moet gratis zijn en moet onder meer het openstaande bedrag, je bedrijfsnaam, je ondernemingsnummer, een omschrijving van de levering of dienst en de betaaltermijn vermelden. Pas na de wettelijke wachttermijn mag je kosten of interesten aanrekenen.
Nee, een aanmaning hoeft niet altijd aangetekend te worden verstuurd. Je kunt een betalingsherinnering of aanmaning meestal ook per e-mail of gewone post versturen. Zorg wel dat je kunt aantonen wat je hebt verzonden en wanneer. Bij grotere bedragen, discussie over de factuur of een mogelijke volgende stap is een aangetekende ingebrekestelling vaak verstandig. Zo kun je beter aantonen dat je je klant officieel hebt aangemaand. Bewaar ook altijd je verzendbewijs, e-mails en eventuele reacties van je klant.
Dat hangt af van je klant.
Bij consumenten moet de eerste betalingsherinnering gratis zijn. Daarna krijgt de consument een wettelijke wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen voordat kosten of interesten kunnen worden aangerekend.
Betaalt de consument daarna nog steeds niet? Dan kun je eventueel een forfaitaire vergoeding aanrekenen, maar alleen als dit correct voorzien is en binnen de wettelijke grenzen blijft.
| Openstaand bedrag | Maximale forfaitaire vergoeding |
|---|---|
| Tot en met € 150 | € 20 |
| Van € 150,01 tot en met € 500 | € 30 + 10% op de schijf boven € 150 |
| Meer dan € 500 | € 65 + 5% op de schijf boven € 500, met een maximum van € 2.000 |
Bij zakelijke klanten gelden andere regels. Bij handelstransacties kun je bij laattijdige betaling meestal verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen, voor zover dat wettelijk of contractueel is voorzien. De wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties wordt periodiek aangepast.
Ja, maar niet altijd meteen. De interesten moeten contractueel voorzien zijn (bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden) of gebaseerd zijn op de toepasselijke wettelijke regeling. Bij consumenten mag je pas na de verplichte gratis betalingsherinnering en de wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen interesten aanrekenen. De interesten moeten duidelijk in je overeenkomst of algemene voorwaarden staan en binnen de wettelijke grenzen blijven. Bij zakelijke klanten geldt de regeling voor betalingsachterstand bij handelstransacties. De wettelijke rentevoet wordt periodiek aangepast. Gebruik daarom altijd de wettelijke rentevoet die geldt voor de betreffende periode van betalingsachterstand.
Blijft je klant niet betalen? Probeer eerst te achterhalen waarom. Soms is de factuur vergeten, soms is er discussie over de geleverde prestaties. Kom je er samen niet uit? Dan kun je een incassopartner, gerechtsdeurwaarder of advocaat inschakelen. Bij grotere bedragen of betwiste facturen is juridisch advies verstandig voordat je verdere stappen zet.
