Een betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant een factuur moet betalen. Je vermeldt de betalingstermijn op je factuur; veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen. Voor B2B-transacties geldt zonder afspraak een standaardtermijn van 30 kalenderdagen, met een maximum van 60 kalenderdagen. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan kun je verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen.
Uitgebreide toelichting
Een betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant een factuur moet betalen.
Je vermeldt de betalingstermijn meestal op je factuur. Veelgebruikte termijnen zijn bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Welke termijn je kiest, hangt af van je klant, je sector en wat jullie samen afspreken.
Voor facturen tussen ondernemingen geldt een belangrijk uitgangspunt: spreek je geen betalingstermijn af, dan geldt meestal een termijn van 30 kalenderdagen. Een langere termijn kan worden afgesproken, maar bij handelstransacties mag die in principe niet langer zijn dan 60 kalenderdagen.
Betaalt een zakelijke klant te laat? Dan kun je bij handelstransacties recht hebben op verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten. De wettelijke rentevoet wordt periodiek aangepast.
Als zelfstandige kies je best bewust welke betalingstermijn je gebruikt.
Een korte betalingstermijn helpt je cashflow. Je hoeft dan minder lang te wachten op je geld. Dat is handig als je zelf ook kosten, btw, sociale bijdragen of leveranciers moet betalen.
Een langere betalingstermijn kan soms passen bij vaste klanten of grotere opdrachten. Zorg dan wel dat je afspraken duidelijk zijn. Zet de betalingstermijn op je offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en factuur.
Betaalt je klant niet op tijd? Dan volg je de factuur best snel op. Begin meestal met een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit, dan kun je een aanmaningAanmaningEen aanmaning is een schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. Meestal begin je met een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit? Dan kun je een formele aanmaning of ingebrekestelling sturen.Bekijk begrip of ingebrekestelling sturen.
Werk je voor consumenten? Dan gelden extra regels bij laattijdige betaling. De eerste betalingsherinnering moet gratis zijn. Daarna krijgt de consument minstens 14 kalenderdagen om te betalen. Tijdens die periode mag je nog geen kosten of interesten aanrekenen.
In DigiBoox kun je de vervaldatum van je facturen opvolgen. Zo zie je snel welke facturen betaald zijn, welke nog openstaan en welke te laat zijn.
Bij het instellen van je administratie geef je in DigiBoox je standaard betaaltermijn op. Die termijn gebruikt DigiBoox automatisch bij nieuwe facturen. Werk je voor een specifieke klant met een andere afspraak? Dan kun je de vervaldatum ook per factuur aanpassen.
DigiBoox helpt je om openstaande facturen op te volgen. Zo behoud je overzicht over wat nog moet binnenkomen en kun je sneller reageren als een betaling uitblijft.
| Situatie | Richtlijn |
|---|---|
| B2B: geen termijn afgesproken | Meestal 30 kalenderdagen |
| B2B: termijn afgesproken | Maximaal 60 kalenderdagen, behalve specifieke uitzonderingen |
| Overheid als opdrachtgever | Meestal 30 kalenderdagen |
| Consument | Afhankelijk van afspraak, met extra bescherming bij laattijdige betaling |
Bij zakelijke klanten kun je bij handelstransacties mogelijk verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen. Gebruik daarvoor altijd de actuele wettelijke rentevoet. Die wordt periodiek gepubliceerd door FOD Financiën.
Bij consumenten gelden strengere regels rond herinneringen, kosten en interesten. Lees meer over deze regels in dit artikel van FOD Economie: Onbetaalde facturen: verplichte gratis eerste herinnering en beperking vergoeding bij te late betaling.
Veel zelfstandigen gebruiken een betalingstermijn van 14 of 30 dagen. Een termijn van 14 dagen is handig als je je cashflow strak wilt opvolgen. Een termijn van 30 dagen komt vaak voor bij zakelijke klanten en grotere organisaties.
Bij facturen tussen ondernemingen geldt meestal een betalingstermijn van 30 kalenderdagen als er niets anders is afgesproken. Daarom is het slim om je betalingstermijn altijd duidelijk te vermelden. Zet die op je offerte, factuur en algemene voorwaarden. Zo voorkom je discussie.
Ja, bij zakelijke klanten kan dat. Maar bij handelstransacties mag de betalingstermijn in principe niet langer zijn dan 60 kalenderdagen. Een langere termijn is dus niet zomaar de bedoeling. Spreek je een afwijkende termijn af? Zorg dat die duidelijk en schriftelijk vastligt.
Dan kun je de factuur opvolgen. Begin meestal met een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit? Dan kun je een aanmaning of ingebrekestelling sturen. Bij zakelijke klanten kun je bij laattijdige betaling mogelijk verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen. Bij handelstransacties kun je meestal ook een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen.
Ja, maar de regels verschillen per klant. Bij zakelijke klanten geldt voor handelstransacties een wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand. Die rentevoet wordt periodiek aangepast. Controleer dus altijd het actuele percentage op het moment dat je interesten aanrekent op de website van FOD Financiën. Bij consumenten mag je niet meteen kosten of interesten aanrekenen. De eerste betalingsherinnering moet gratis zijn en de consument krijgt daarna minstens 14 kalenderdagen om te betalen.
Volg openstaande facturen snel op. Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Reageert je klant niet? Dan kun je een aanmaning of ingebrekestelling sturen. Bij grotere bedragen of discussie over de factuur is juridisch advies verstandig voordat je verdere stappen zet.
Bij het inrichten van je administratie kun je in DigiBoox een standaard betaaltermijn invoeren voor alle facturen. Je kunt ook de vervaldatum per factuur aanpassen. Zo stem je de betalingstermijn af op de afspraak met je klant.
Bekijk de stap-voor-stap uitleg in de DigiBoox-kennisbank: Hoe pas ik de vervaldatum van facturen aan?
