Wat is Peppol en waarom wordt het verplicht voor zelfstandigen?

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden toelaat om facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd digitaal uit te wisselen.

Concreet werkt het zo: je factuur vertrekt via een zogenaamd Peppol Access Point. Dat kan je zien als een digitale postbode die je factuur controleert en veilig aflevert in het systeem van je klant. Omdat iedereen binnen hetzelfde netwerk werkt, komt de factuur meteen terecht in het facturatiesysteem van de ontvanger. Geen manuele input meer, minder kans op fouten en vooral: sneller betaald krijgen.

Veel ondernemers denken dat een factuur in pdf-formaat die je per e-mail verstuurt al een vorm van e-facturatie is. Maar dat klopt niet. Een pdf moet nog altijd manueel verwerkt worden. Een echte e-invoice via Peppol wordt automatisch ingelezen door het systeem van je klant, zonder menselijke tussenkomst.

Waarom wordt Peppol verplicht in België?

De Belgische overheid wil tegen 2026 alle B2B-facturatie standaardiseren en digitaliseren. Daar zijn drie grote redenen voor:

1. Minder fouten

Door facturen automatisch te laten verwerken, vermijd je typfouten, ontbrekende gegevens en dubbele facturen.

1. Snellere betalingen

Facturen die meteen in het systeem van je klant terechtkomen, worden doorgaans sneller goedgekeurd en betaald.

1. Eerlijke concurrentie & fiscale controle

Met Peppol kan de fiscus beter toezien op btw-aangiftes. Dat zorgt voor meer transparantie en minder fraude.

Vanaf 1 januari 2026 moeten dus alle Belgische btw-plichtige ondernemingen Peppol gebruiken voor hun facturen. Voor facturen aan particulieren mag je nog steeds pdf’s of papieren versies gebruiken, maar voor alles tussen ondernemingen is Peppol de nieuwe norm.

Wat verandert er concreet voor jou als zelfstandige of KMO?

• Geen papieren of pdf-facturen meer naar andere ondernemingen. Alleen e-facturen via Peppol zijn rechtsgeldig.
• Wel nog pdf of papier naar particulieren. Voor B2C verandert er voorlopig niets.
• Impact op je manier van werken. Werk je vandaag nog manueel in Word, Excel of via e-mail, dan moet je overschakelen naar een facturatietool die Peppol ondersteunt.

Doe je dat niet? Dan loop je het risico dat je facturen niet meer rechtsgeldig zijn, met alle gevolgen van dien: discussies met klanten, boetes of vertraagde betalingen.

De voordelen van Peppol voor zelfstandigen en KMO’s

De verplichting klinkt misschien lastig, maar Peppol brengt ook heel wat voordelen mee:

• Snellere betalingen: facturen komen automatisch in het systeem van je klant terecht en worden sneller verwerkt.
• Minder administratie: geen dubbel werk meer met pdf’s die manueel ingevoerd moeten worden.
• Veilig & rechtsgeldig: je facturen worden via een beveiligd netwerk uitgewisseld.
• Internationaal erkend: Peppol wordt de standaard in heel Europa, dus je bent futureproof.
• Minder fouten: geen verkeerde btw-tarieven of ontbrekende gegevens dankzij de gestandaardiseerde opbouw.

Factureren via Peppol? Zo maakt DigiBoox het eenvoudig voor zelfstandigen

Goed nieuws: Peppol wordt volledig geïntegreerd in DigiBoox. Dat betekent dat jij straks geen extra software hoeft te installeren of aparte koppelingen moet regelen.

• Vanuit DigiBoox kan je je facturen automatisch versturen via Peppol.
• Ontvang je facturen van leveranciers? Ook die komen rechtstreeks binnen in DigiBoox.
• Jij hoeft alleen je factuur in te geven – DigiBoox zorgt voor de rest.

Zo ben je klaar voor 2026 zonder stress, zonder extra kosten en zonder ingewikkelde instellingen.

Checklist: ben jij klaar voor Peppol?

✅ Verstuur jij vandaag nog pdf- of papieren facturen naar andere ondernemingen? Dan moet je overschakelen.

✅ Gebruik je al een facturatie- of boekhoudprogramma dat Peppol ondersteunt? Met DigiBoox zit je meteen goed.

✅ Weet je dat Peppol enkel verplicht is voor B2B-facturen, niet voor particulieren?

✅ Ben jij voorbereid op 1 januari 2026, zodat je facturen rechtsgeldig blijven en je betalingen niet vertragen?

Waarom nu starten met Peppol de slimste keuze is

De overstap naar Peppol lijkt misschien een hele uitdaging, maar eigenlijk is het vooral een kans: minder administratie, sneller betaald krijgen en helemaal in orde zijn met de wetgeving.

Met DigiBoox maak je je factuur rechtstreeks in het systeem. Daarna wordt ze automatisch en veilig via Peppol bij je klant afgeleverd. Zo weet je zeker dat je facturen correct verwerkt worden en voldoe je moeiteloos aan de nieuwe regels.

Probeer DigiBoox 30 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig factureren via Peppol kan zijn. Zo ben jij helemaal klaar voor 2026.